Thomas Schirm, Bereichsleiter Technik bei Regionalbus Leipzig, kümmert sich um über 160 Fahrzeuge an vier Standorten sowie um drei Regiewerkstätten. Im Verkehrsbetrieb werden fast alle Reparaturen an den Omnibussen in Eigenregie ausgeführt. Essenziell ist dabei die zuverlässige Versorgung mit Original-Ersatzteilen. Schirm hat deshalb sein Werkstattmanagement-Programm COSware digital mit dem OMNIplus eShop verknüpft. Damit wird der Einkauf von Ersatzteilen deutlich einfacher und effizienter.

"Für die Ersatzteilbeschaffung im OMNIplus eShop musste man früher jedes Mal in den Browser ‚abspringen‘ und dort erstmal die richtigen Teile heraussuchen.", erinnert sich Thomas Schirm. Diese wurden dann aufwendig in den Stammdaten von COSware angelegt, als PDF-Datei generiert und an EvoBus gemailt. Beim Hersteller musste diese wiederum händisch in das Bestellsystem eingegeben werden. Es waren also gleich zwei analoge Schnittstellen beim Bestellprozess notwendig – schnell und einfach geht anders.

Pilotprojekt mit großer Wirkung.
Da traf es sich gut, als die OMNIplus ON commerce Experten auf Thomas Schirm zukamen, um mit ihm als Pilotkunde die Integration eines neuen, elektronischen Bestellprozesses aufzusetzen und zu erproben. "Wir haben mit EvoBus entschieden, dass wir als Pilotkunde an dieser digitalen Bestellschnittstelle für den OMNIplus eShop mitarbeiten wollen und haben dann auch COSware gleich mit ins Boot geholt." In dieser Dreier-Konstellation wurde das Projekt "eProcurement" in kürzester Zeit erfolgreich umgesetzt.

Teilebestellung auf Knopfdruck.
"Der ganze Bestellprozess ist mit eProcurement von OMNIplus deutlich transparenter geworden", stellt Thomas Schirm zufrieden fest, der den technischen Einkauf gemeinsam mit einer Kollegin abwickelt. Und wie genau funktioniert das jetzt? "Ganz einfach: per Knopfdruck", freut sich der Bereichsleiter. "Man springt direkt aus COSware in die Teilesuche ab und importiert seinen Warenkorb über die Schnittstelle wieder zurück ins COSware Programm. Fertig!"

Und auch bei EvoBus geht die Bestellung direkt ins Bestellsystem und wird dort sofort digital verarbeitet. "Das funktioniert sehr sicher und stabil. Es ist fast so, als ob man in einem einzigen System arbeitet," bestätigt Schirm. Ein weiterer Vorteil: Durch die Fahrzeugdokumentation sind Fehlbestellungen praktisch ausgeschlossen und auf einen Blick ist auch die Teileverfügbarkeit erkennbar. Natürlich wird die Bestellung auch sofort digital bestätigt. "Da kann nichts mehr schiefgehen. Ich habe sofort eine aktive Rückmeldung," weiß der Praktiker zu berichten.

"Es ist fast so, als ob man in einem einzigen System arbeitet."

Thomas Schirm, Bereichsleiter Technik bei Regionalbus Leipzig

Schnelle Umsetzung durch Experten.
So eine Digitalisierung des Bestellprozesses erfordert sicherlich viel Aufwand, oder? Thomas Schirm bleibt entspannt: "Die Implementierung lief über COSware von der einen Seite und von OMNIplus ON auf der anderen. Man hat sich quasi in der Mitte getroffen – wie beim Tunnelbau, nur eben virtuell. Wir selbst hatten minimalen Aufwand damit und die Zusammenarbeit mit den OMNIplus ON Experten, die schnell zur Stelle waren, falls mal Anpassungen nötig wurden oder es Probleme gab, lief immer sehr gut."

"Wir selbst hatten minimalen Aufwand mit der Umstellung."

Thomas Schirm, Bereichsleiter Technik bei Regionalbus Leipzig

Und die Kosten? "Wir mussten zwar eine neue Lizenz von COSware erwerben aber ansonsten war das sehr kostengünstig für uns", so Schirm. Die Startkosten wurden im Rahmen des Pilotprojektes für die Regionalbus Leipzig als eine der ersten Kunden von OMNIplus ON commerce übernommen. Nach einem ersten Probelauf in einem Testsystem war Ende November 2021 dann der "Tag X" – es wurde auf das Produktivsystem umgeswitcht. "Seitdem klappt alles super – und unser eProcurement ist jetzt voll digital." Ende gut, alles digital – möchte man ergänzen.

Bei Interesse für eine weitere eProcurement-Anbindung wenden Sie sich an COS.